องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์

Part >> 3

<< องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์ >>

ความหมายของคอมพิวเตอร์

หมายถึง อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อย่างหนึ่งที่สามารถรับโปรแกรมและข้อมูล ประมวลผล สื่อสารเคลื่อนย้ายข้อมูลและแสดงผลลัพธ์ได้ อย่างไรก็ตามการให้นิยามความหมายของคอมพิวเตอร์นั้น ไม่ใช่สาระสำคัญที่จะต้องจดจำหรือกำหนดไว้อย่างตายตัว ขอให้ทราบว่าคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจะต้องมีส่วนประกอบพื้นฐาน 4 อย่างดังต่อไปนี้

: มีวงจรนำเข้า (Input) และวงจรส่งออก (output)

:มีหน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit: CPU) ที่ใช้ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์และการดำเนินการทางตรรกะ

: มีหน่วยความจำที่ใช้ในการเก็บโปรแกรมและข้อมูล

: มีความสามารถในการประมวลผลชุดคำสั่ง

สิ่งใดก็ตามที่มีส่วนประกอบพื้นฐานดังต่อไปนี้ครบถ้วน ก็ถือว่าเป็นคอมพิวเตอร์ทั้งสิ้น ไม่จำเป็นที่จะต้องอยู่ในรูปลักษณ์ที่เราคุ้นเคยและจดจำว่านั่นคือคอมพิวเตอร์
องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์ประกอบด้วยส่วนสำคัญ 5 ส่วน ด้วยกัน คือ

1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง สิ่งที่มองเห็นและจับต้องสัมผัสได้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ (Case) เมนบอร์ด (Main board) และอุปกรณ์ต่อพ่วงรอบข้าง (Peripheral) ที่เกี่ยวข้อง เช่น ฮาร์ดดิสก์ แป้นพิมพ์ เมาส์ หน่วยประมวลผลกลาง จอภาพ เครื่องพิมพ์ และอุปกรณ์อื่น ๆ ฮาร์ดแวร์จะไม่สามารถทำงานด้วยตัวเองเดี่ยว ๆ ได้ จะต้องนำมาต่อเชื่อมเพื่อทำงานร่วมกันเป็นระบบที่เรียกว่า "ระบบคอมพิวเตอร์ (Computer System)" ที่มีโครงสร้างของระบบจะทำงานตามโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้น

2. ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง โปรแกรม (Program) หรือชุดคำสั่งที่ควบคุมให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ซึ่งคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ที่ประกอบออกมาจากโรงงานจะยังไม่สามารถทำงานได้ในทันที ต้องมีซอฟต์แวร์ซึ่งเป็นโปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงานตามต้องการได้ โดยโปรแกรมหรือชุดคำสั่งนั้นจะเขียนจากภาษาต่าง ๆ ที่มนุษย์สร้างขึ้น เรียกว่า ภาษาคอมพิวเตอร์ (Programming Language) ภาษาใดภาษาหนึ่งและมีโปรแกรมเมอร์(Programmer) หรือนักเขียนโปรแกรมเป็นผู้ใช้ภาษาคอมพิวเตอร์เหล่านั้นเขียนซอฟต์แวร์แบบต่างๆ ขึ้นมา

3. ข้อมูล/สารสนเทศ (Data/Information) คือ ข้อมูลต่างๆ ที่เรานำมาให้คอมพิวเตอร์ทำการประมวลผลคำนวณ หรือกระทำการอย่างใดอย่างหนึ่งให้ได้มาเป็นผลลัพธ์ที่เราต้องการ ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลบุคลากรเกี่ยวกับรายละเอียดประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษาหรือ ประวัติการทำงาน ซึ่งอาจนำมาจำแนกเป็นรายงานต่างๆ เกี่ยวกับบุคลากรในหน่วยงานได้ หรือข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขมาตรๆ ไฟฟ้าของบ้านแต่ละหลัง ก็ใช้สำหรับคำนวณเป็นปริมาณไฟฟ้า ที่ใช้ในแต่ละเดือน แล้วคิดเป็นเงิน ที่จะต้องชำระให้กับการไฟฟ้าฯ

4. บุคคลากร (People ware) คือ เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานต่างๆ และผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในหน่วยงานนั้นๆ บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์นั้น มีความสำคัญมาก เพราะการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานต่างๆ นั้นจะต้องมีการจัดเตรียมเปลี่ยนระบบ จัดเตรียมโปรแกรมดำเนินการต่างๆ หลายอย่าง ซึ่งไม่สามารถทำด้วยตัวเองได้ ถ้าหากไม่ใช่ผู้ที่รู้เรื่องคอมพิวเตอร์มากนัก เราจึงถือว่าบุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญของ ระบบคอมพิวเตอร์ด้วย ซึ่งสามารถสรุปเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ดังนี้

: เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ (Operator)

: บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบ (System)

: ผู้จัดการศูนย์ประมวลผลคอมพิวเตอร์ (Electronic Data Processing Manager)

: ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer user)

5. กระบวนการทำงาน (Documentation/Procedure) เป็นขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้ ผลลัพธ์หรือข้อสนเทศจากคอมพิวเตอร์ ในการทำงานกับคอมพิวเตอร์จำเป็นที่จะต้องให้ผู้ใช้เข้าใจขั้นตอนการทำงาน ต้องมีระเบียบปฏิบัติให้เป็นแบบเดียวกัน มีการจัดทำคู่มือการใช้คอมพิวเตอร์ให้ทุกคนเรียนรู้และใช้อ้างอิงได้นอกจากนั้นเมื่อการใช้มาตรฐาน ช่วยให้การประสานงาน ระหว่างหน่วยงานย่อยๆ ราบรื่น การจัดซื้อจัดหา ตลอดจนการบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ และซอฟต์แวร์ก็จะง่ายขึ้นเพราะทุกหน่วยงานใช้มาตรฐานเดียวกัน



หน้าที่ของอุปกรณ์ต่างๆ ของคอมพิวเตอร์

: หน้าที่ของอุปกรณ์ภายนอกคอมพิวเตอร์

1. จอภาพ (Monitor) ใช้แสดงผลข้อมูลต่างๆให้ผู้ใช้มองเห็นและรับรู้ขณะที่เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงาน

2. แป้นพิมพ์ (Keyboard) ทำหน้าที่รับคำสั่งและข้อมูล เข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผ่านทางปุ่มต่างๆที่อยู่บนแป้นพิมพ์ ซึ่งมีลักษณะเป็นตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์

3. เมาส์ (Mouse) ใช้สำหรับควบคุม cursor เพื่อจัดการคำสั่งการทำงานต่างๆ และใช้เลือกไอคอนต่างๆ ที่อยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์

4. ลำโพง (Speaker) ใช้สำหรับแสดงข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบของเสียง ให้ผู้ใช้ได้ยิน

5. เคส (Case) โดยทั่วไปจะมี Power Supply อยู่ภายในด้วย ทำหน้าที่ บรรจุอุปกรณ์ต่าง ๆ และจ่ายพลังงานให้กับระบบ

6. Floppy Disk Drive ทำหน้าที่ในการอ่านและเขียนข้อมูลลงแผ่นดิสก์เกต

7. Optical Drive Optical Drive ส่วนมากเรามักเรียกกันติดปากว่า ซีดีรอม (CD-ROM) ซึ่งที่จริงแล้ว ซีดีรอมจัดเป็นอุปกรณ์หนึ่งของกลุ่มอุปกรณ์ที่เรียกว่า Optical drive อุปกรณ์แบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกันคือ ตัวอ่าน (optical drive) และสื่อ (CDs และ DVDs) โดยหน้าที่ Optical drive ก็จะทำหน้าที่ในการเขียน และอ่านข้อมูลของตัว CDs และ DVDs ในทางกลับกันตัวสื่อเองก็ทำหน้าที่ในการเก็บข้อมูลเพื่อนำไปอ่านหรือเขียนในตัว optical drive นั่นเอง

: หน้าที่ของอุปกรณ์ภายในคอมพิวเตอร์

1.ซีพียู CPU (Central Processing Units) หรือหน่วยประมวลผลกลาง คือ ส่วนที่เรียกว่าเป็นหัวใจของเครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเองเพราะการทำงานทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นการคำนวณ การย้ายข้อมูล การตัดสินใจ ล้วนเกิดขึ้นที่นี่ทั้งสิ้น เพียงแต่ว่าซีพียูจะต้องมีอุปกรณ์อื่นๆ ทำงานร่วมด้วยเพื่อให้สามาระติดต่อกับโลกภายนอกได้ นั่นก็คือ การรับข้อมูลและแสดงผลข้อมูลหน้าที่ของ CPU (Central Processing Units) คือ ปฏิบัติตามชุดคำสั่งและควบคุมการโอนย้ายและประมวลข้อมูลทั้งหมด ซึ่งเปรียบเสมือน “สมองของคอมพิวเตอร์”

2.แผงวงจรหลัก (Mainboard) เป็นอุปกรณ์ที่สำคัญรองมาจากซีพียู เมนบอร์ดทำหน้าที่ควบคุม ดูแลและจัดการๆ ทำงานของ อุปกรณ์ชนิดต่างๆ แทบทั้งหมดในเครื่องคอมพิวเตอร์ ตั้งแต่ซีพียูไปจนถึงหน่วยความจำแคช หน่วยความจำหลักฮาร์ดดิสก์ ระบบบัสบนเมนบอร์ดประกอบด้วยชิ้นส่วนต่างๆ มากมายแต่ส่วนสำคัญๆ

3.RAM (Random Access Memory) หรือ หน่วยความจำ ทำหน้าที่เป็นหน่วยความจำชั่วคราว ใช้สำหรับเก็บข้อมูล ที่จะนำไปประมวลผล

4.Harddisk ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกข้อมูลและโปรแกรมต่างๆ

5.VGA Card หรือ Graphic Card หรือ การ์ดแสดงผล ใช้สำหรับประมวลผลข้อมูลที่จะแสดงบนหน้าจอ เชื่อมต่อกับ จอภาพหรือ Monitor

6.Sound Card หรือ การ์ดเสียง ใช้สำหรับประมวลผลข้อมูลที่จะแสดงออกมาในรูปแบบของเสียงผ่านทางลำโพง

7.Modem ใช้สำหรับเชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นโดยผ่านทางสายโทรศัพท์โดยมากจะใช้เชื่อมต่อระบบอินเตอร์เน็ต

8. LANCard ใช้สำหรับเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์หลายๆเครื่องเข้าด้วยกัน ผ่านทางเครือข่ายท้องถิ่น (LAN)

ประเภทของซอฟท์แวร์

ซอฟต์แวร์ คือโปรแกรมหรือชุดคำสั่ง ที่สั่งให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน รวมไปถึงการควบคุมการทำงาน ของอุปกรณ์แวดล้อมต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสก์ ดิสก์ไดร์ฟ ซีดีรอม การ์ดอินเตอร์เฟสต่าง ๆ เป็นต้น ซอฟต์แวร์ เป็นสิ่งที่มองไม่เห็นจับต้องไม่ได้ แต่รับรู้การทำงานของมันได้ ซึ่งต่างกับ ฮาร์ดแวร์ (Hardware) ที่สามารถจับต้องได้ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภทคือ

:ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software)

คือ ซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการจัดการระบบคอมพิวเตอร์จัดการอุปกรณ์รับเข้าและส่งออก การรับข้อมูลจากแผงแป้นอักขระ การแสดงผลบนจอภาพการนำข้อมูลออกไปพิมพ์ยังเครื่องพิมพ์ การจัดเก็บข้อมูลเป็นแฟ้ม การเรียกค้นข้อมูลการสื่อสารข้อมูลในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์รวมทั้งการประสานงานกับซอฟต์แวร์ประยุกต์ซอฟต์แวร์ระบบจึง หมายถึงซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของคอมพิวเตอร์ให้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพ่วงต่างๆทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์ระบบที่รู้จักกันดี คือระบบปฏิบัติการ (Operating system) เช่น เอ็มเอสดอส ยูนิกซ์ โอเอสทู วินโดวส์ ลินุกซ์เป็นต้น

คอมพิวเตอร์จะทำงานไม่ได้ หากปราศจากระบบปฏิบัติการซึ่งช่วยให้มนุษย์ติดต่อกับคอมพิวเตอร์ได้เราสามารถสั่งงานผ่านระบบปฏิบัติการให้คอมพิวเตอร์คำนวณให้แสดงภาพให้พิมพ์ข้อความ หรือผลลัพธ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์เนื่องจากระบบปฏิบัติการทำหน้าที่ประสานงานระหว่างโปรแกรมต่างๆกับฮาร์ดแวร์ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยประมวลผลกลาง หน่วยความจำ หน่วยรับเข้าและหน่วยส่งออกซอฟต์แวร์ประยุกต์ไม่ว่าประเภทใดล้วนแต่ต้องทำงานบนระบบปฏิบัติการทั้งสิ้นเนื่องจากคอมพิวเตอร์จะไม่ทำงานถ้าไม่มีระบบปฏิบัติการการเริ่มใช้งานคอมพิวเตอร์ทุกครั้งจึงต้องบรรจุ (Load) ระบบปฏิบัติการเข้าไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อนที่จะให้เครื่องเริ่มทำงานอย่างอื่น

ระบบปฏิบัติการกับการปฏิบัติงานของคอมพิวเตอร์
ระบบปฏิบัติการทำหน้าที่ประสานงานหรือกำกับดูแลการงานของคอมพิวเตอร์ในการกำหนดว่าจะเก็บโปรแกรมหรือข้อมูลไว้ในส่วนใดของหน่วยความจำดูแลการติดต่อระหว่างส่วนต่างๆ ของคอมพิวเตอร์กับโปรแกรมใช้งานหรือผู้ใช้คอมพิวเตอร์ ควบคุมการส่งสัญญาณจากคอมพิวเตอร์ขึ้นไปปรากฏบนจอภาพควบคุมการพิมพ์ ตัวอย่างเช่น ควบคุมการแปลสัญญาณจากแป้นพิมพ์ให้เครื่องรับรู้ควบคุมการบันทึกหรือการอ่านข้อมูลของเครื่องขับแผ่นบันทึกนอกจากนี้ในปัจจุบันการทำงานในลักษณะกลุ่มและระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีบทบาทในการใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างกว้างขวางทำให้ระบบปฏิบัติการที่พัฒนาขึ้นมาในระยะหลังๆ จำเป็นต้องมีความสามารถในการทำงานและให้บริการบนเครือข่ายเพิ่มขึ้นโดยระบบปฏิบัติการ มีหน้าที่จัดการงานในการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์จัดสรรให้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมในเครือข่ายสามารถใช้งานอุปกรณ์ต่างๆในเครือข่ายร่วมกัน เช่น การใช้งานเครื่องพิมพ์ร่วมกัน และควบคุมดูแลการใช้งานข้อมูลส่วนกลางซึ่งอยู่ในเครื่องที่ทำหน้าที่เป็นแม่ข่าย โดยสามารถกำหนดสิทธิในการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่มมีระบบป้องกันอันตรายที่จะเกิดกับข้อมูล

ประเภทของระบบปฏิบัติการ
เนื่องจากระบบปฏิบัติการเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้แต่ด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบันมีสถาปัตยกรรมที่แตกต่างกันเช่นเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ที่เราใช้งานทั่วไป จะมีคุณสมบัติและการทำงานที่แตกต่างจากคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่เช่น มินิคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่เป็นเครื่องให้บริการที่ต้องคอยให้บริการและดูแลเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เป็นบริวารจำนวนมากระบบปฏิบัติการที่ใช้งานกับคอมพิวเตอร์ประเภทนี้จึงต้องมีความซับซ้อนกว่าระบบปฏิบัติการที่ใช้ในเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ และเราสามารถแบ่งประเภทของระบบปฏิบัติการตามลักษณะการทำงานได้เป็น 3 ประเภทดังนี้

1) ประเภทใช้งานเดียว (single-tasking) ระบบปฏิบัติการประเภทนี้จะกำหนดให้คอมพิวเตอร์ใช้งานได้ครั้งละหนึ่งงานเท่านั้นใช้ในเครื่องขนาดเล็กอย่างไมโครคอมพิวเตอร์ เช่น ระบบปฏิบัติการดอส

2) ประเภทใช้หลายงาน (multitasking) ระบบปฏิบัติการประเภทนี้สามารถควบคุมการทำงานพร้อมกันหลายงานในขณะเดียวกันผู้ใช้สามารถทำงานกับซอฟต์แวร์ประยุกต์ได้หลายชนิดในเวลาเดียวกัน โดยระบบปฏิบัติการจัดสรรทั้งเวลาและเนื้อที่ที่ต้องใช้ในการประมวลผลคำสั่งของซอฟต์แวร์แต่ละชนิด เช่นแบ่งปันเวลาในการประมวลผลของซีพียูและแบ่งเนื้อที่ในหน่วยความจำสำหรับเก็บข้อมูลและคำสั่งของซอฟต์แวร์ที่ใช้งานเช่น ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ 95 และ 98

3) ประเภทใช้งานหลายคน (multiuser)ในหน่วยงานบางแห่งอาจใช้คอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ทำหน้าที่ประมวลผลทำให้ในขณะใดขณะหนึ่งมีผู้ใช้คอมพิวเตอร์พร้อมกันหลายคน แต่ละคนจะมีสถานีงานของตนเองเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์จึงต้องใช้ระบบปฏิบัติการที่มีความสามารถในการจัดการสูง เพื่อให้ผู้ใช้ทุกคนสามารถทำงานเสร็จในเวลา ระบบปฏิบัติการในกลุ่มนี้ เช่นระบบปฏิบัติการวินโดวส์เอ็นที

ตัวอย่างระบบปฏิบัติการ

เนื่องจากระบบปฏิบัติการจะต้องมีความสัมพันธ์ระหว่างโปรแกรมใช้งานดังนั้นระบบปฏิบัติการจึงมีหลายชนิดปัจจุบันระบบปฏิบัติการที่นิยมใช้งานกันแพร่หลายมีดังนี้
1) ระบบปฏิบัติการดอส ( Disk Operating System : DOS) บริษัทไอบีเอ็มผลิตเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ขึ้นมาและให้ชื่อว่าคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลได้มอบหมายให้ บริษัทไมโครซอฟต์เป็นผู้พัฒนาระบบปฏิบัติการโดยให้ชื่อว่าพีซีดอส ต่อมาเมื่อไมโครคอมพิวเตอร์แบบนี้เป็นที่แพร่หลายจึงมีผู้ผลิตไมโครคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีการทำงานแบบเดียวกับไมโครคอมพิวเตอร์ของบริษัทไอบีเอ็มไมโครคอมพิวเตอร์เหล่านี้ จะใช้ระบบปฏิบัติการของ บริษัทไมโครซอฟต์ เช่นกันแต่ใช้ว่า เอ็มเอสดอส (Microsoft Disk Operating System : MS-DOS) ซึ่งมีการทำงานคล้าย พีซีดอส แต่ปัจจุบันไม่ได้รับความนิยมแล้ว
2) ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ (UNIX) เป็นระบบปฏิบัติการประเภทใช้หลายคน และหลายงานได้มีผู้พัฒนาระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ให้สามารถใช้กับเครื่องชนิดต่างๆหลายระบบโดยตั้งชื่อใหม่ เช่น ซีนิกซ์ (Xenix) วีนิกซ์ (vinix) ไมโครนิกซ์ (Micronix) เอไอเอกซ์ (AIX) อัลทริกซ์ (Altrix) เป็นต้นปัจจุบันมีความพยายามจะกำหนดให้ระบบปฏิบัติการที่มีชื่อต่างๆเหล่านี้เป็นมาตรฐานเดียวกันโปรแกรมที่พัฒนาภายใต้ระบบยูนิกซ์นี้มีข้อดีตรงที่ไม่ต้องขึ้นกับเครื่องคอมพิวเตอร์แบบใดแบบหนึ่งโดยเฉพาะ

3) ระบบปฏิบัติการไมโครซอฟต์วินโดวส์ (Microsoft Windows) ระบบปฏิบัติการนี้พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์เป็นระบบปฏิบัติการที่มีลักษณะการใช้งานแตกต่างจาก 2 ระบบแรกที่กล่าวมาเนื่องจากมีส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (user interface) เป็นแบบที่เรียกว่าระบบติดต่อผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphical User Interface : GUI) หรือที่เรียกว่า จียูไอคือ มีการแสดงผลเป็นรูปภาพ และใช้สัญลักษณ์ในรูปรายการที่เลือก (MENU) หรือ สัญรูป(Icon) ในการสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานแทนการพิมพ์ทีละบรรทัดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ง่ายขึ้น ทั้งยังมีสีสันทำให้ซอฟต์แวร์น่าใช้งานมากขึ้น ระบบปฏิบัติการวินโดวส์นี้เป็นระบบปฏิบัติการที่ได้รับความนิยมสูงมากในเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ทั่วไปทั้งนี้นอกจากจะเป็นเพราะความง่ายในการใช้งานที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ยังเป็นเพราะหลังจากที่บริษัทไมโครซอฟต์ได้ผลิตระบบปฏิบัติการนี้ออกสู่ตลาดก็ได้พัฒนาซอฟต์แวร์ประยุกต์ ที่สามารถใช้งานบนระบบปฏิบัติการนี้ขึ้นหลายประเภทไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์ในกลุ่มซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์ตารางทำงานหรือซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของผู้ใช้ในทุกๆ ด้านทำให้เกิดการใช้งานที่แพร่หลาย นอกจากนี้ยังได้มีการพัฒนาระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่ๆที่สนับสนุนการใช้งานกับเทคโนโลยีใหม่ที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเริ่มตั้งแต่วินโดวส์รุ่นแรก

: Windows 3.11 ซึ่งเป็นรุ่นแรกที่ทำงานบนเครื่องเดียวการจัดการแบบ file manager แต่ไม่นับเป็นซอฟต์แวร์ระบบ

: Windows 95 สามารถทำงานเป็นกลุ่มหรือเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้ทรัพยากรร่วมกันได้
: Windows 98 สามารถทำงานเป็นกลุ่มหรือเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้ทรัพยากรร่วมกันได้
: Windows Me สามารถทำงานเป็นกลุ่มหรือเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้ทรัพยากรร่วมกันได้สนับสนุนทางด้านมัลติมีเดีย

: Windows NT เป็นระบบปฏิบัติการเครือข่ายที่สามารถจัดการด้านการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์บนเครือข่ายจัดการด้านการใช้งานอุปกรณ์ร่วมกันและดูแลจัดสรรและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

: Windows 2000 Advance Server เป็นระบบปฏิบัติการเครือข่ายที่สามารถจัดการด้านการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์บนเครือข่ายจัดการด้านการใช้งานอุปกรณ์ร่วมกันและดูแลจัดสรรและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

: Windows XP สามารถทำงานเป็นกลุ่มหรือเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้ทรัพยากรร่วมกันได้สนับสนุนทางด้านมัลติมีเดียสามารถจัดการด้านการติดต่อสื่อสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์บนเครือข่ายจัดการด้านการใช้งานอุปกรณ์ร่วมกันและดูแลจัดสรรและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ในระดับหนึ่ง

: Windows CE เป็นระบบปฏิบัติการสำหรับคอมพิวเตอร์พกพา

: Windows Vista เป็นระบบปฏิบัติการสำหรับคอมพิวเตอร์เฉพาะเครื่อง

4) ระบบปฏิบัติการลีนุกซ์ (Linux) เป็นระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ระบบหนึ่งเช่นเดียวกับซีนิกซ์หรือวีนิกซ์ได้รับการพัฒนาโดยนักศึกษาภาควิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ในมหาวิทยาลัยเฮลซินกิ ประเทศฟินแลนด์ชื่อลีนุซทอร์วาลด์ (Linus Torvalds) เขาเริ่มพัฒนาระบบปฏิบัติการดังกล่าวในปี พ.ศ. 2523 ด้วย เขาต้องการพัฒนาระบบปฏิบัติยูนิกซ์ที่มีความสามารถมากกว่าไมนิกซ์ซึ่งเขาใช้งานอยู่จึงเริ่มต้นพัฒนาระบบปฏิบัติการนี้เอง โดยไม่ได้ลอกเลียนแบบจากระบบยูนิกซ์อื่นเลยและในปี พ.ศ. 2534 ระบบปฏิบัติการลีนุกซ์เวอร์ชั่น 0.010 ก็ได้รับการเผยแพร่โดยมีการแจกให้ใช้งานฟรีรวมทั้งรหัสต้นแบบ (source code) ก็เป็นที่เปิดเผยจึงเป็นที่นิยมและมีผู้นำไปพัฒนาลีนุกซ์ของตนเองขึ้นใช้งานมากมายรวมทั้งมีผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ประยุกต์ขึ้นใช้งานบนลีนุกซ์อีกด้วย

5) ระบบปฏิบัติ MAC OS X พัฒนามาจากรุ่น MAX OS 9 (X คือ เลข10 แบบโรมันเป็นระบบปฏิบัติการที่สร้างขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะเครื่องของบริษัทแอปเปิ้ลเท่านั้น ซึ่งเน้นงานประเภทกราฟิก และศิลปะเป็นหลักทั้งนี้รูปแบบการทำงานแบบต่าง ๆ ของ MAC OS X จะสนับสนุนแบบ GCI เช่นเดียวกับระบบปฏิบัติการ WINDOWS ด้วยเหตุที่มีผู้นำรหัสต้นแบบของ ระบบปฏิบัติการระบบนี้ มาพัฒนาเป็นของตนเองมากมายและเนื่องจากในปัจจุบันแนวคิดของจียูไอกำลังเป็นที่นิยมจึงมีการพัฒนาระบบปฏิบัติการลินุกซ์ ให้สามารถทำงานบนระบบเอกซ์วินโดวส์ (X Windows) ซึ่งเป็นระบบที่มีการติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก และถือได้ว่า ลินุกซ์เป็นยูนิกซ์ที่สมบูรณ์แบบอีกทั้งเป็นระบบปฏิบัติการที่สามารถทำงานได้บนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ประสิทธิภาพไม่สูงมากเช่น เครื่องในตระกูล 80386 ได้ และต้องการหน่วยความจำเพียง 2 เมกะไบต์ในการทำงานบนสภาวะตัวอักษร (text mode) หรือ 64 เมกะไบต์ในการทำงานบนเอกซ์วินโดวส์

:ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ คือซอฟต์แวร์ที่เขียนขึ้นเพื่อประยุกต์กับงานที่ผู้ใช้ต้องการ เช่น ซอฟต์แวร์ประมวลคำ ซอฟต์แวร์จัดเก็บภาษีซอฟต์แวร์สินค้าคงคลัง ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน ซอฟต์แวร์กราฟิกซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เป็นต้นการทำงานใดๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์จำเป็นต้องทำงานภายใต้สภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ระบบด้วย ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์ประมวลคำต้องทำงานภายใต้ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการเอ็มเอสดอสหรือวินโดวส์เป็นต้น

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ได้รับความนิยมใช้งานอย่างแพร่หลายในทุกวงการความนิยมส่วนหนึ่งมาจาก ขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประยุกต์นั้นๆเพราะซอฟต์แวร์ที่ผลิตออกจำหน่าย ต่างพยายามแข่งขันกันหลายๆ ด้าน เช่นเรียนรู้และใช้งานได้ง่าย สนับสนุนให้ใช้กับเครื่องพิมพ์ได้ดีมีคู่มือการใช้ซอฟต์แวร์ที่อ่านเข้าใจง่ายให้วิธีหรือขั้นตอนที่อธิบายไว้อย่างชัดเจนและมีระบบโอนย้ายข้อมูลเข้าออกกับซอฟต์แวร์อื่นได้ง่ายซอฟต์แวร์ประยุก์มีอยู่มากมาย อาจแบ่งได้เป็นสองประเภทใหญ่ คือ ซอฟต์แวร์ใช้เฉพาะทาง และ ซอฟต์แวร์สำเร็จ

ซอฟต์แวร์ใช้เฉพาะทาง

เป็นโปรแกรมที่ได้รับการออกแบบและพัฒนาสำหรับนำไปใช้งานเฉพาะด้านหรือในสาขาใดสาขาหนึ่งตามความต้องการของผู้ใช้ โดยที่ผู้เขียนคือโปรแกรมเมอร์ (programmer) ที่มีความสามารถในการเขียนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์และต้องศึกษาทำความเข้าใจเข้าใจงานและรายละเอียดของการประยุกต์นั้นเป็นอย่างดี เช่น โปรแกรมช่วยจัดการด้านการเงิน โปรแกรมช่วยจัดการบริการลูกค้าฯลฯ ตามปกติจะไม่ค่อยได้พบเห็นซอฟต์แวร์ประเภทนี้ในท้องตลาดทั่วไปแต่จะซื้อหาได้จากผู้ผลิตหรือตัวแทนจำหน่ายในราคาค่อนข้างสูงกว่าซอฟต์แวร์ที่ใช้งานทั่วไป
โครงสร้างของซอฟต์แวร์เฉพาะทางมักจะประกอบด้วยฐานข้อมูลเพื่อใช้เก็บข้อมูลลูกค้า และระบบหลักของงานภายในซอฟต์แวร์ควรจะมีส่วนทำงานประมวลคำเพื่อใช้สร้างรายงาน ติดต่อโต้ตอบจดหมาย และการนัดหมายตามกำหนดการ ลักษณะของซอฟต์แวร์เฉพาะทางนี้มีทั้งรูปแบบที่มีผู้ใช้งานคนเดียว หรือผู้ใช้งานได้พร้อมกันหลายคนในประเทศไทยมีการใช้ซอฟต์แวร์ประเภทใช้เฉพาะทางอยู่บ้างส่วนใหญ่จะเป็นซอฟต์แวร์ที่บริษัทผู้ผลิตต่างประเทศได้ออกแบบมาเพื่อรองรับงานด้านธุรกิจ ในที่นี้ได้รวบรวมจัดประเภทไว้ดังนี้

(1) ซอฟต์แวร์ระบบงานด้านบัญชี ได้แก่ ระบบงานบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้บัญชีสินทรัพย์ถาวรและค่าเสื่อมราคาสะสม บัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีเงินเดือน
(2) ซอฟต์แวร์ระบบงานจัดจำหน่าย ได้แก่ระบบงานรับใบสั่งซื้อสินค้าระบบงานบริหารสินค้าคงคลังและระบบงานประวัติการขาย
(3) ซอฟต์แวร์ระบบงานในโรงงานอุตสาหกรรม ได้แก่ ระบบงานกำหนดโครงสร้างผลิตภัณฑ์การวางแผนกำลังการผลิต การคำนวณต้นทุนของงาน การประเมินผลงานของพนักงานการวางแผนการผลิตหลัก การวางแผนความต้องการวัสดุ การควบคุมการทำงานภายในโรงงานการกำหนดเงินทุนมาตรฐานสินค้าและการกำหนดขั้นตอนการผลิต
(4) ซอฟต์แวร์อื่นๆได้แก่ ระบบการสร้างรายงาน การบริหารการเงิน การเช่าซื้ออสังหาริมทรัพย์และการเช่าซื้อรถยนต์

ซอฟต์แวร์สำเร็จ

เป็นซอฟต์แวร์ที่มีบริษัทผู้ผลิตได้สร้างขึ้นและวางขายทั่วไป ผู้ใช้สามารถหาซื้อมาประยุกต์ใช้งานทั่วไปได้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตนผู้ใช้อาจต้องมีการสร้าง หรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีกราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไปซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปซึ่งนิยมเรียกว่าซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งานคือ

(1) ด้านการประมวลคำ
(2) ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล หรือตารางทำงาน
(3) ด้านการเก็บและเลือกค้นข้อมูลเป็นระบบฐานข้อมูล
(4) ด้านกราฟิกและนำเสนอข้อมูล
(5) ด้านการติดต่อสื่อสารทางไกล
(6) ด้านการพิมพ์ตั้งโต๊ะ
(7) ด้านการลงทุนและจัดการการเงิน
(8) ด้านวิทยาศาสตร์และวิศวกรรม
(9) ด้านการจำลอง เกม และการตัดสินใจ

ในบรรดาซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีหลายกลุ่มนี้กลุ่มซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานมากและจำเป็นต้องมีประจำหน่วยงานมักจะเป็นรายการแรกคือ ด้านการประมวลคำ ด้าน ตารางทำงาน ด้านระบบฐานข้อมูลและด้านกราฟิกซอฟต์แวร์สำเร็จส่วนใหญ่เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เชิงพาณิชย์ที่นำเข้าจากต่างประเทศ ยกเว้นเฉพาะกลุ่มแรก คือโปรแกรมประมวลคำที่ประเทศไทยมีการสร้างและพัฒนาขึ้นมาเองเพื่อให้สามารถนำมาใช้งานร่วมกับภาษาไทยและยังมีการนำซอฟต์แวร์เดิมมาดัดแปลงและเพิ่มเติมส่วนที่ใช้งานเป็นภาษาไทย

ซอฟต์แวร์ประมวลคำ

ซอฟต์แวร์ประมวลคำ

ซอฟต์แวร์ประมวลคำเป็นซอฟต์แวร์ในการนำตัวอักษรมาเรียงต่อเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้าคล้ายการใช้เครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ข้อความบนกระดาษแต่ต่างกันที่ตัวอักษรที่พิมพ์หรือป้อนเข้าทางแผงแป้นอักขระจะเข้าไปเก็บอยู่ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ทำให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้ง่าย ภายใต้ข้อกำหนดของซอฟต์แวร์ผู้ใช้สามารถกำหนดปรับแต่งรูปแบบได้ตามต้องการ เช่น การกำหนดเส้นกั้นหน้าและกั้นหลัง กั้นบนและกั้นล่างเมื่อมีการแก้ไขจนเป็นที่พอใจแล้วสามารถสั่งพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ได้หลายชุดตามที่ต้องการเอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์จะมีคุณภาพดีไม่มีรอยเปื้อนจากการแก้ไขดัดแปลง
ซอฟต์แวร์ประมวลคำมีคุณสมบัติเด่นกว่าการเตรียมเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดหลายประการอาจจะสรุปได้ดังนี้

(1)สามารถควบคุมสั่งจัดวางรูปแบบเอกสารได้ใหม่ตามต้องการโดยจะพิมพ์ผลลัพธ์ออกมาตามรูปแบบที่กำหนด เช่น การกำหนดจำนวนตัวอักษรในแต่ละบรรทัดการกำหนดตำแหน่งเริ่มต้นและตำแหน่งบรรทัด เป็นต้น
(2)ช่วยควบคุมให้แก้ไขดัดแปลงข้อความเป็นกลุ่ม คือสามารถสั่งทำการลบ เคลื่อนย้ายหรือสำเนาข้อความเป็นคำ ประโยคหรือย่อหน้าจากตำแหน่งหนึ่งไปยังตำแหน่งอื่นของเอกสารได้ง่าย
(3) สามารถควบคุมการแสดงตัวอักษรของข้อความ อาจเป็นตัวเข้ม ตัวหนาตัวเอียงและขีดเส้นใต้ที่ตำแหน่งต่างๆได้อย่างอิสระการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์จะได้ตัวอักษรสวยงามตามต้องการ
(4) เอกสารที่จัดเตรียมไว้สามารถทำการจัดเก็บลงในแผ่นบันทึก ในรูปของแฟ้มข้อมูลและสามารถเรียกแฟ้มนั้นจากแผ่นบันทึกกลับมาลงหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อทำการแก้ไขข้อความบนจอภาพได้ทันที
(5)มีคำสั่งในการเรียกค้นคำหรือข้อความที่มีอยู่ในเอกสารได้อย่างรวดเร็วช่วยให้สามารถแก้ไขดัดแปลงได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น นอกจากการเรียกค้นแล้วยังสามารถสั่งให้มีการแทนที่คำหรือข้อความเดิมด้วยข้อความใหม่ได้ทันทีอย่างอัตโนมัติ เช่นการเปลี่ยนข้อความจาก “คอมพิวเตอร์” เป็น “ไมโครคอมพิวเตอร์” ในทุกๆแห่งที่พบในเอกสารนั้น เป็นต้น
(6) มีคุณสมบัติให้สามารถทำการเชื่อมแฟ้มข้อความที่อาจเป็นจดหมายกับแฟ้มข้อมูลที่เป็นชื่อหรือที่อยู่บริษัท เพื่อทำการพิมพ์เอกสารลักษณะแบบเดียวกันหลายๆชุดพร้อมกัน เช่น การส่งจดหมายเชิญประชุมถึงผู้จัดการบริษัทต่างๆ จำนวนมากโดยเนื้อหาของข้อความในจดหมายทุกฉบับเหมือนกัน ต่างกันที่ชื่อบริษัทซอฟต์แวร์ประมวลคำจะพิมพ์จดหมายให้เองครบทุกฉบับด้วยการเปลี่ยนแปลงชื่อบริษัทเท่านั้นลักษณะพิเศษที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นเกณฑ์มาตรฐานทั่วไปของซอฟต์แวร์ประมวลคำ ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ได้มีการพัฒนาให้ทำงานได้มากขึ้นใช้งานได้สะดวกขึ้น ซอฟต์แวร์ประมวลคำยุคใหม่ก็ได้มีการพัฒนาเพิ่มคุณสมบัติอื่น ๆอีกมาก คุณลักษณะที่เพิ่มขึ้นได้แก่

Sการช่วยงานด้านการตรวจสอบตัวสะกดโดยเปรียบเทียบข้อมูลกับพจนานุกรมอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บในรูปของแฟ้มถ้ามีการสะกดผิดก็จะมีคำที่คาดว่าถูกต้องแสดงให้เลือกพิจารณานำมาแทนที่
Sการแสดงความหมายของคำต่างๆ ที่มีเก็บในพจนานุกรมเรียบร้อยแล้วและการเลือกคำพ้องความหมายมาแทนที่คำเดิม
Sการสร้างข้อมูลในรูปแบบตารางได้ง่ายและสะดวก
Sการนำรูปภาพมาผสมรวมกับข้อมูลที่มีแต่ตัวอักษร โดยจะทำงานอยู่ในภาวะกราฟิกพิมพ์ได้ทั้งตัวอักษรและรูปภาพ เราสามารถเลือกชุดแบบตัวอักษรได้หลายแบบ
Sการช่วยงานด้านการตรวจสอบรูปแบบหรือรูปแบบของประโยคซึ่งจะเป็นการตรวจสอบไวยากรณ์ทางภาษาและวิเคราะห์ความน่าอ่านหรือความสละสลวยของเอกสารวิธีการของการตรวจสอบนี้จะใช้หลักวิชาทางปัญญาประดิษฐ์ว่าด้วยกฎและข้อเท็จจริงของภาษาศาสตร์ซึ่งรูปแบบของประโยคที่โปรแกรมสามารถวิเคราะห์ได้ในปัจจุบันจะยังอยู่ในวงจำกัดเฉพาะที่ใช้งานในวงการบริหารธุรกิจเท่านั้น

ซอฟท์แวร์ตารางทำงาน

ซอฟท์แวร์ตารางทำงาน

การวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขของผู้ใช้ด้วยการสร้างเป็นรูปแบบจำลองในลักษณะของสูตรคำนวณและสมการทางคณิตศาสตร์มักมีการขีดเขียน คำนวณ และจดบันทึกลงในกระดาษโดยมีเครื่องคิดเลขเป็นเครื่องมือช่วยในการคำนวณการคำนวณตามงานที่ออกแบบ หรือการค้นหาคำตอบของรูปแบบจำลองสมการที่สร้างขึ้นนับเป็นงานที่น่าเบื่อและต้องใช้ความอดทนมากพอสมควรเพราะผู้ใช้จะต้องทำการคำนวณใหม่ซ้ำแล้วซ้ำอีกหลายๆ ครั้งตามการแปรเปลี่ยนอย่างไม่หยุดนิ่งขององค์ประกอบหรือปัจจัยสำคัญของงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากงานนั้นเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของชีวิตและทรัพย์สินด้วยแล้วการคำนวณต่างๆก็ต้องยิ่งระมัดระวังให้มีการตรวจทาน เพื่อให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องและแม่นยำซอฟต์แวร์สำเร็จตารางทำงานหรือกระดาษอิเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องมือช่วย เพื่อการวิเคราะห์และคำนวณตัวเลขให้กับผู้ใช้ได้อย่างดีเพราะการใช้งานซอฟต์แวร์นี้ จะเปรียบเหมือนกับการนั่งทำงานอยู่บนโต๊ะทำงานที่มีกระดาษแผ่นใหญ่ๆประกอบด้วยตารางสี่เหลี่ยมของช่องตามแนวแถวและสดมภ์จำนวนมากมายปรากฏบนจอภาพ โดยแต่ละช่องบนตารางทำงานภายในซอฟต์แวร์ตารางทำงานจะมีฟังก์ชันต่างๆจัดมาให้เลือกใช้เรียบร้อยแล้วเช่น ฟังก์ชันการคำนวณทางคณิตศาสตร์ฟังก์ชันการคำนวณทางสถิติ ฯลฯซึ่งฟังก์ชันเหล่านี้เปรียบได้กับเครื่องคิดเลขที่วางบนโต๊ะทำงานผู้ใช้สามารถนำข้อมูลจากช่องต่างๆ บนตารางเป็นตัวแปรของฟังก์ชันหรือสูตรคำนวณเพื่อคำนวณให้ได้ผลลัพธ์ออกมา และนำไปใช้ในการคำนวณของช่องอื่นๆ ต่อไปได้อีกข้อมูลในช่องต่างๆ บนตารางทำงานสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้โดยง่ายด้วยการสั่งงานตามคำสั่งที่ปรากฏบนรายเมนุซึ่งการเปลี่ยนแปลงแก้ไขนี้เปรียบได้กับการมียางลบที่ทำการลบ แล้วบันทึกค่าลงไปใหม่ถ้าตารางทำงานนี้ไม่ถูกต้องใช้งานไม่ได้ ผู้ใช้อาจลบทั้งตารางและสร้างใหม่เหมือนการขยำกระดาษโยนใส่ถังขยะทิ้งไปแต่ถ้าตารางทำงานนี้ใช้งานได้ดีแล้วผู้ใช้ก็สามารถทำการบันทึกข้อมูลไว้ในแผ่นบันทึก เพื่อนำมาใช้งานใหม่ภายหลัง ขีดความสามารถพิเศษของตารางทำงานมีมากมายเช่น สามารถแสดงรายงานต่างๆ ในรูปแบบที่สวยงาม พิมพ์เป็นกราฟิกภาพหรือการแสดงผลอื่นๆ

ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล

ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล

ในสังคมเทคโนโลยีสารสนเทศ ปัจจุบันข้อมูลที่มีจำนวนมากจะต้องมีการจัดเก็บและเรียกมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพการรวบรวมและเก็บข้อมูลไว้ด้วยกันจะช่วยไห้การเรียกค้นเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงทำได้ง่าย ซึ่งการรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันนี้เรียกว่า ฐานข้อมูลประโยชน์ของการใช้ฐานข้อมูลจะช่วยไห้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่จะเกิดขึ้น ช่วยขจัดความขัดแย้งของข้อมูลและสามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ง่าย เป็นต้นซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการจัดการฐานข้อมูลได้ง่ายและมีไห้เลือกใช้ได้หลายซอฟต์แวร์ โดยเน้นผู้ให้ผู้ใช้สามารถสร้างแฟ้มข้อมูลช่วยในการจัดเก็บ การขอดู การเรียกค้น การเพิ่มเติม การลบ การจัดเรียงและการทำรายงาน การจัดเก็บข้อมูลภายใต้การทำงานของซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลเป็นเรื่องทางเทคนิคภายในที่ยุ่งยากซับซ้อน ผู้ใช้งานฐานข้อมูลทั่วไปไม่จำเป็นต้องเข้าใจ เพราะซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะดำเนินการไห้เองนอกจากนี้ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลยังสามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลใน ฐานข้อมูลข้อมูลที่ปรากฏในฐานข้อมูลจะต้องเป็นไปตามกฎเกณฑ์ความถูกต้อง เช่นเมื่อกำหนดว่าพนักงานของบริษัทแต่ละคนจะทำงานได้เพียงแผนกเดียวพนักงานนั้นจะมีชื่อไปปรากฏสังกัดแผนกอื่นไม่ได้ หรืออายุของพนักงานจะมีค่ามากกว่า 100 ปี ไม่ได้เป็นต้นนอกจากนี้ความถูกต้องของข้อมูลจะรวมถึงว่าข้อมูลในฐานข้อมูลจะต้องสอดคล้องหรือไม่เกิดการขัดแย้งกัน เช่น วันเกิดของพนักงานที่แสดงไว้ในที่ต่าง ๆจะต้องบันทึกไว้ตรงกันซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะต้องมีคำสั่งซึ่งอาจเลือกได้จากเมนูรายการคำสั่ง เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดกฎเกณฑ์ในการควบคุมการทำงานเมื่อมีการกำหนดกฎเกณฑ์ไว้แล้วซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะทำหน้าที่ตรวจสอบและควบคุมความถูกต้องให้กับผู้ใช้

ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลมีมากมายหลายโปรแกรม ส่วนใหญ่เน้นการใช้งานที่ง่าย และใช้งานในระดับตั้งแต่ผู้ใช้คนเดียว หรือเชื่อมโยงเป็นกลุ่ม ตลอดจนเชื่อมต่อฐานข้อมูลอื่นซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่รู้จักกันดี ได้แก่ แอกเซส ออราเคิล อินฟอร์มิกซ์มายเอสคิวแอล เป็นต้น

ซอฟต์แวร์นำเสนอ

การนำเสนอข้อมูลตัวเลขโดยปกติจะอยู่ในรูปของตารางเป็นแถวและสดมภ์ ซึ่งไม่ใช่วิธีนำเสนอข้อมูลที่ดีเพราะการนำเสนอข้อมูลในรูปตารางไม่ดึงดูดความสนใจ และตีความข้อมูลตัวเลขได้ลำบากไม่สมบูรณ์การแปลงข้อมูลตัวเลขให้อยู่ในรูปภาพและแผนภูมิจะเป็นวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง เพราะการนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะดึงดูดความสนใจ สื่อความหมายได้กระจ่างชัดและเข้าใจง่าย ในปัจจุบันนิยมนำข้อมูลมาเขียนเป็นแผนภูมิหรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์คำนวณตัวเลขทางสถิติได้ข้อมูลตัวเลขชุดใหม่แล้ว จึงค่อยนำมาสร้างเป็นแผนภูมิซึ่งแผนภูมิที่ได้นี้จะนำไปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนและตัดสินใจหรืออาจใช้เพื่อนำเสนอบุคคลทั่วไป เพื่อการประชาสัมพันธ์แผนภูมิทางธุรกิจเพื่อการนำเสนอมักมีการจัดทำขึ้นเป็นพิเศษ เพราะจะต้องให้เข้าใจง่ายดึงดูดความสนใจผู้พบเห็นปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ด้านการนำเสนอให้เลือกใช้มากซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะเน้นการใช้งานที่ง่าย และสะดวกมีชนิดของแผนภูมิให้เลือกใช้หลายแบบตามความเหมาะสมของข้อมูลการปรับแต่งและจัดรูปแบบแผนภูมิใหม่สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่งเพียง 1 หรือ 2 คำสั่งนอกจากนี้ยังสามารถโอนย้ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์สำเร็จอื่น เช่นจากระบบฐานข้อมูลและตารางทำงานมาแสดงแผนภูมิได้ด้วยแผนภูมิที่ได้จากซอฟต์แวร์สำเร็จข้างต้นให้ผลของภาพชัดเจนและละเอียด ไม่แพ้ภาพของแผนกศิลป์การสร้างปรับแต่งภาพก็สามารถทำได้รวดเร็วนอกจากนี้ยังสามารถเก็บภาพที่ได้ใส่ไว้ในแผ่นบันทึก ในรูปของแฟ้มข้อมูลและนำผลออกทางเครื่องพิมพ์เครื่องวาดรูป หรือออกเป็นภาพสไลด์ก็ได้ซอฟต์แวร์ด้านการนำเสนอแบ่งได้หลายประเภทของการใช้งาน เช่น ทางธุรกิจ ทางการออกแบบซอฟต์แวร์การนำเสนอเชิงธุรกิจจะช่วยในงานด้านวิเคราะห์และเสนอข้อมูลในรูปของแผนภูมิโดยสามารถปรับแต่งรูปแผนภูมิให้สวยงามเพื่อนำเสนอและจูงใจผู้ชม

โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ด้านนี้จะสามารถสร้างแผนภูมิหลักที่สำคัญต่อไปนี้ได้คือแผนภูมิแท่ง แผนภูมิแท่งซ้อน แผนภูมิแท่งเหลื่อมทับ แผนภูมิวงกลมแผนภูมิวงกลมแยกส่วน กราฟเส้นตรง แผนภูมิกระจัดกระจาย แผนภูมิพื้นที่และแผนภูมิสูงต่ำในการปรับแต่งรูปแผนภูมิ สามารถกำหนดข้อความ หัวเรื่องสามารถเลือกขนาดและชุดแบบอักษร เลือกสีหรือแถบระบายของแท่งหรือชิ้นส่วนแผนภูมิและแทรกภาพสัญลักษณ์เข้ารวมในรูปแผนภูมิ นอกจากนี้ในการรับข้อมูลเข้าสามารถเลือกรับจากแผงแป้นอักขระ จากแฟ้มข้อมูล หรือจากโปรแกรมสำเร็จอื่น เช่นรับแฟ้มตารางทำงานมาปรับแต่งแผนภูมิให้ดีขึ้นได้เพื่อความสะดวกในการใช้งานนำเสนอเชิงธุรกิจอีกด้วย

ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิก

ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกเป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เหมือนกระดานหรือสมุดวาดเขียนที่ผู้ใช้สามารถสร้างภาพเขียนได้และมีอุปกรณ์ที่ช่วยในการวาดรูป เช่น ปากกาช่วยวาดลายเส้น พู่กันระบายสีและยางลบช่วยลบลายเส้นหรือสีที่ไม่ต้องการได้นอกจากนี้สามารถนำแฟ้มข้อมูลที่เป็นรูปภาพที่ถ่ายโดยใช้กล้องถ่ายรูปดิจิตอลมาแก้ไขตกแต่งได้โดยซอฟต์แวร์จะมีเครื่องมือที่สามารถปรับเปลี่ยนความเข้มของแสงปรับเปลี่ยนความแตกต่างของสีวัตถุในภาพ และสามารถตัดแปะองค์ประกอบของภาพหลาย ๆ ภาพมาสร้างเป็นภาพใหม่ได้เหมือนการสร้างศิลปะ นอกจากนี้ยังสามารถเปลี่ยนลักษณะของภาพลักษณะของสีให้มีพื้นสีแบบต่าง ๆ ได้ ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกที่เป็นที่นิยม เช่นโปรแกรมโฟโทชอพ (PhotoShop) โปรแกรมเพนท์บรัช (Paint Brush) โปรแกรมเพนท์ชอพ (Paint Shop) ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกบางโปรแกรม สามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์นำเข้าสแกนเนอร์ เพื่อจัดการนำเข้าข้อมูล โดยแปลงข้อมูลรูปภาพให้เป็นข้อมูลแบบดิจิตอลและจัดเก็บข้อมูลในรูปของแฟ้มข้อมูลเพื่อนำมาแก้ไขต่อไป

ซอฟต์แวร์ติดต่อสื่อสาร

ซอฟต์แวร์ติดต่อสื่อสาร

เมื่อระบบอินเทอร์เน็ตเข้ามามีบทบาทสำคัญในการใช้ทำงานและการใช้งานคอมพิวเตอร์ของมนุษย์มากขึ้นและมีบริการหรือการประยุกต์ทำงานหลายๆ อย่างบนระบบอินเทอร์เน็ตผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์จากซีกโลกหนึ่งสามารถเลือกค้นหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลในอีซีกโลกหนึ่งได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้การติดต่อสื่อสารไม่ว่าในรูปของการส่งข้อความหรือการติดต่อด้วยเสียงก็สามารถทำได้ความสะดวกสบายเหล่านี้ ล้วนแต่ต้องอาศัยซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ทำหน้าที่จัดการทั้งสิ้นซอฟต์แวร์ประยุกต์ในกลุ่มติดต่อสื่อสารที่มีใช้งานเป็นหลักในสังคมปัจจุบัน คือซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บ (Web Browser)ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถสืบค้นและแสดงสารสนเทศที่นำเสนอในรูปของเว็บเพจ (Web Page) ได้โดยที่สารสนเทศดังกล่าวอาจเป็นสารสนเทศที่เก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บรรจุซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บหรืออยู่ที่เครื่องแม่ข่าย (Web Server) ที่ให้บริการเผยแพร่สารสนเทศบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสารสนเทศเหล่านั้นอาจอยู่ในรูปของข้อความ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหวโดยซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บมีหน้าที่ติดต่อกับระบบเก็บข้อมูลที่เครื่องแม่ข่ายรับคำสั่งจากเครื่องที่ใช้งานอยู่แล้วเรียกดึงข้อมูลที่อยู่ในเครื่องแม่ข่ายมาแสดงผลบนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานนอกจากนี้ซอฟต์แวร์ชนิดนี้สามารถช่วยให้ผู้ใช้ถ่ายโอนข้อมูลระหว่างเครื่องแม่ข่ายและลูกข่ายได้ทั้งการส่งข้อมูลที่ต้องการเผยแพร่จากเครื่องลูกข่ายไปยังเครื่องแม่ข่ายที่เรียกว่า “การบรรจุขึ้น” (Upload) และการถ่ายโอนข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการจากเครื่องแม่ข่ายมาไว้ในเครื่องลูกข่ายที่เรียกว่า “การบรรจุลง” (Download) และในปัจจุบันผู้ใช้สามารถรับ-ส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางซอฟต์แวร์ชนิดนี้ได้อีกด้วยการค้นสารสนเทศโดยใช้ซอฟต์แวร์ค้นผ่านเว็บนี้มีด้วยกัน 2 แบบ ได้แก่ “การสืบค้น” (Browser) ซึ่งเป็นการเปิดดูเอกสารที่นำเสนออยู่บนเว็บไปเรื่อย ๆโดยเอกสารเหล่านั้นมีการเชื่อมโยง (Link) กันอยู่ผู้ใช้สามารถค้นข้อมูลได้โดยการเลือกเปิดดูเอกสารตามการเชื่อมโยงเหล่านั้นและอีกแบบหนึ่งที่เรียกว่า “การค้นหา” (Search) เป็นการค้นหาสารสนเทศเฉพาะหัวข้อที่ต้องการ การค้นหาต้องใช้ระบบที่เรียกว่า “โปรแกรมค้นหา” (Search Engine) ซึ่งเป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยในการค้นหาเอกสารหรือบทความที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ผู้ใช้สนใจโดยใช้ “คำสำคัญ” (Keyword) ที่ผู้ใช้ป้อนเข้าสู่ระบบและระบบจะนำคำสำคัญไปเปรียบเทียบกับคำในเอกสารต่าง ๆ ที่เผยแพร่บนอินเทอร์เน็ตและแสดงผลการค้นหาแก่ผู้ใช้

ความแตกต่างระหว่างข้อมูลกับสารสนเทศ

ข้อมูลหมายถึงอะไร
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆเช่น บุคคล สิ่งของสถานที่ฯลฯ ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลต้องถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วนขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล
คุณสมบัติของข้อมูล

1. ความถูกต้อง โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อความถูกต้องแม่นยำ
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาซึ่งข้อมูลต้องให้ทันความ ต้องการของ ผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นอยู่กับการเก็บรวบ รวมข้อมูลและวิธีการต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสม
ความชัดเจนและกะทัดรัด
ต้องมีการออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กะทัดรัด ใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลความสอดคล้อง ต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กรดูแลสภาพการใช้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
ลักษณะข้อมูล

1. ข้อมูลที่คำนวณไม่ได้ได้แก่ ตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ รหัสประจำตัว
2. ข้อมูลที่คำนวณได้ ได้แก่ตัวเลขที่มีความหมายในการคำนวณ

ประเภทของข้อมูล
1. ข้อมูลเพื่อการวางแผน หมายถึง ข้อมูลที่มีความสำคัญเกี่ยวกับการวางแผนงานการบริหารใช้ในการควบคุม การตัดสินใจ โดยได้มีการสรุปเป็นหมวดหมู่เป็นตาราง มีการคำนวณจัดเรียงลำดับ ซึ่งเรียกกันทั่วไปว่า สารสนเทศ
2. ข้อมูลการปฏิบัติงานหมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ
3. ข้อมูลอ้างอิง หมายถึง ข้อมูลที่เก็บไว้สำหรับอ้างอิง

ความหมายของสารสนเทศ

สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนำ ข้อมูลดิบ (raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่งซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นจะอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที
ในส่วนของเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึงกระบวนการต่างๆและระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง

เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆหมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์คมนาคมต่างๆรวมทั้งซอฟต์แวร์ทั้งระบบสำเร็จรูปและพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะด้านกระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นมาใช้งาน รวบรวมข้อมูลจัดเก็บประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป เทคโนโลยีของระบบสารสนเทศในปัจจุบันประกอบด้วย

:ระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing System

:ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System)

:ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)

:ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)

:ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems)

"กล่าวโดยสรุป สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้"

การเปลี่ยนรูปจากข้อมูลสู่สารสนเทศ

ขบวนการที่ทำให้เกิดสารสนเทศเรียกว่า“การประมวลผลสารสนเทศ” (Information Processing) และเรียกวิธีการประมวลผลสารสนเทศด้วยเครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” (Information Technology: IT)

การเปลี่ยนรูปจากข้อมูลสู่สารสนเทศโดยผ่านการประมวลผลสารสนเทศ

แหล่งที่มาของข้อมูลสารสนเทศ
1. ข้อมูลภายใน หมายถึงข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนั้น ได้แก่ ข้อมูล การปฏิบัติงาน ที่เกี่ยวข้อง เช่นข้อมูลงานบุคลากร ข้อมูลงานกิจการนักเรียน
2. ข้อมูลภายนอก หมายถึงข้อมูลที่เกิดขึ้นนอกองค์กร ข้อมูลหน่วยงานอื่นๆ

ประโยชน์ของสารสนเทศ
1. ให้ความรู้ทำให้เกิดความคิดและความเข้าใจ
2. ใช้ในการวางแผนการบริหารงาน
3. ใช้ประกอบการตัดสินใจ
4. ใช้ในการควบคุมสถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น
5. เพื่อให้การบริหารงานมีระบบ ลดความซ้ำซ้อน

แนวทางในการจัดทำระบบสารสนเทศ
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล
2. การตรวจสอบข้อมูล
3. การประมวลผล
4. การจัดเก็บข้อมูล
5. การวิเคราะห์
6. การนำไปใช้

ข้อมูล และสารสนเทศ มีความแตกต่างกันอย่างไร

ความแตกต่างของข้อมูลและสารสนเทศ คำว่า “ข้อมูล” (Data) และ “สารสนเทศ” (Information) นั้นมีความหมายแตกต่างกัน กล่าวคือ “ข้อมูล” หมายถึงข้อเท็จจริงทั่วๆ ไปที่มีอยู่ซึ่งทำการเก็บรวบรวมมาได้ โดยข้อเท็จจริงนี้เป็นบุคคลวัตถุ สิ่งของ เหตุการณ์ หรือสถานที่และข้อมูลดังกล่าวอาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลขตัวหนังสือ หรือสถานที่ รูปภาพหรือเสียงก็ได้ สำหรับ “สารสนเทศ” นั้นหมายถึง ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้อ้างอิง ดำเนินงานหรือตัดสินใจอย่างหนึ่งอย่างใด โดยสารสนเทศนี้อาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลขตัวหนังสือ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้

ข้อมูล การประมวลผล สารสนเทศเพื่อให้เห็นภาพของข้อมูลและสารสนเทศชัดเจนขึ้น จะขอยกตัวอย่างเรื่องเกรดเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละภาคเรียน ซึ่งเกรดเฉลี่ยนั้นจะได้จากการนำเกรดในแต่ละวิชาที่นักเรียนลงเรียนมาทำการประมวลผล ดังนั้น ในที่นี้เกรดแต่ละวิชาของนักเรียนจึงเป็น “ข้อมูล”ในขณะที่เกรดเฉลี่ยของนักเรียนเป็น “สารสนเทศ” อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงหนึ่ง ๆอาจเป็นได้ทั้งข้อมูลและสารสนเทศก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้ที่จะใช้ข้อเท็จจริงนั้น ๆ

ตัวอย่างความแตกต่างระหว่างข้อมูลกับสารสนเทศ
: ข้อมูล: นิสิตในมหาวิทยาลัยนเรศวรมีจำนวน 36,000 คน อาจารย์มีจำนวน 350 คน

: สารสนเทศ: อัตรานิสิตต่ออาจารย์ของมหาวิทยาลัยนเรศวร = 36,000/350 = 102.86

ความสัมพันธ์ขององค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์

ระบบสารสนเทศเป็นงานที่ต้องใช้ส่วนประกอบหลายอย่าง ในการทำให้เกิดเป็นกลไกในการนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ประการแรกคือ บุคลากรหรืออาจารย์ประจำชั้นที่เป็นผู้รับผิดชอบ หรืออาจารย์ผู้สอนแต่ละรายวิชา ประการที่สอง คือ หากมีการบันทึก ข้อมูลก็ต้องมีขั้นตอนการปฏิบัติงานของอาจารย์เป็นขั้นตอนที่กำหนดไว้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง เมื่อไร อย่างไร ประการที่สาม คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องช่วยให้การทำงานให้ผลรวดเร็ว และคำนวณได้แม่นยำถูกต้อง ประการที่สี่ คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ช่วยทำให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ตามที่ต้องการได้ ประการสุดท้ายคือ ตัวข้อมูลที่เป็นเสมือนวัตถุดิบที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลง ให้เป็นสารสนเทศตามที่ต้องการ

ระบบสารสนเทศ

ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบสนเทศมี 5 ส่วน คือ

1.ฮาร์ดแวร์ (เครื่องจักรอุปกรณ์)

2.ซอฟท์แวร์

3.ข้อมูล

4.บุคลากร

5.ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ส่วนประกอบทั้งห้าส่วนนี้ทำให้เกิดสารสนเทศได้ หากขาดส่วนประกอบใด หรือส่วนประกอบใดไม่สมบูรณ์ ก็อาจทำให้ระบบสารสนเทศ ไม่สมบูรณ์ เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ไม่เหมาะสมกับงาน ก็จะทำให้งานล่าช้า ไม่ทันต่อการใช้งาน การดำเนินการระบบสารสนเทศจึงต้องให้ความสำคัญ กับส่วนประกอบทั้งห้านี้